Referenzprojekt
Umstellung und Integration von Buchhaltungsprozessen in einem Vermittlungsplattform-Unternehmen
Projektbeschreibung:
Im Jahr 2018 leitete ich ein wegweisendes Projekt zur Umstellung und Integration von Buchhaltungsprozessen in einem führenden Vermittlungsplattform-Unternehmen. Das Unternehmen betrieb eine hochspezialisierte Plattform, auf der Ratsuchende ihre passenden Berater finden und online für Beratungssitzungen buchen konnten. Mit täglich etwa 10.000 Buchungen stellte die Verarbeitung und Übertragung dieser Daten an die Buchhaltung eine enorme Herausforderung dar.
Herausforderung:
Vor meinem Engagement waren die Buchhaltungsprozesse stark fragmentiert. Belege wurden in der Beratungsplattform erstellt und dann per Batchverfahren an die Buchhaltung übergeben. Diese Vorgehensweise führte regelmäßig zu Unstimmigkeiten in den Steuermerkmalen und Saldoabweichungen zwischen der Buchhaltung und der Beratungsplattform.
Lösung:
In meinem Verantwortungsbereich lag die Neugestaltung des Buchhaltungssystems, um die Prozesse zu vereinfachen und die Datenkonsistenz zu verbessern. Wir führten folgende Maßnahmen durch:
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Integration mit ERP-System: Die Buchungsdaten wurden direkt aus der Beratungsplattform in das ERP-System übertragen, um die Belegerstellung zu zentralisieren.
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Neugestaltung des Mahnwesens: Das Mahnwesen wurde als Client für das ERP-System umgebaut, um nahtlos mit dem Hauptsystem zu kommunizieren und offene Forderungen effizient zu verwalten.
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Abnahmeprozesse und Qualitätskontrolle: Ich leitete interne und externe Teams zur Umsetzung erforderlicher Anpassungen im ERP und dem Mahnwesen-Subsystem. Durch kontinuierliche Abnahmeprozesse und Qualitätskontrollen stellten wir sicher, dass die Systeme reibungslos funktionierten und den Anforderungen entsprachen.
Methodik:
Das Projekt wurde agil nach dem Scrum-Framework umgesetzt. Durch regelmäßige Sprints und Sprint Reviews konnten wir flexibel auf Änderungen reagieren und sicherstellen, dass das Projekt termingerecht und im Budgetrahmen abgeschlossen wurde.
Ergebnisse:
Die Umstellung und Integration der Buchhaltungsprozesse führte zu einer signifikanten Verbesserung der Datenkonsistenz und Prozesseffizienz. Die Steuermerkmale wurden synchronisiert, und die Salden zwischen Buchhaltung und Beratungsplattform stimmten überein. Das Unternehmen konnte nun auf das ERP-System als Single Point of Truth für Buchhaltungsdaten vertrauen, was zu einer verbesserten Transparenz und Genauigkeit führte.
Relevanz:
Die Erfahrungen und Best Practices aus diesem Projekt sind auch heute noch von großer Bedeutung, insbesondere in Bezug auf die Integration von Systemen, die Implementierung agiler Methoden und die Gewährleistung von Datenkonsistenz und Prozesseffizienz in einem dynamischen Geschäftsumfeld.
Kontaktieren Sie mich gerne, um mehr über dieses Projekt und meine Erfahrungen im Projektmanagement zu erfahren.
Referenzprojekt: Umstellung und Integration von Buchhaltungsprozessen, Roland Lack, Projektmanager